Připrava na audity třetích stran

Příprava potravinářské firmy na audity třetích stran (certifikační audity) a na audity i kontroly státních dozorových orgánů (např. hygienické stanice, veterinární správy, SZPI) je zásadní z hlediska minimalizace rizik a také jako důkaz pro partnery, že plní všechny požadavky, ke kterým se zavázala. Důraz na přípravu roste s četností požadavků na neohlášené audity.

Pověst u odběratelů a zákazníků společně s poměrně vysokými pokutami státního dozoru stojí za pečlivou přípravu.

Můžeme nabídnout službu na různých úrovních spolupráce:

Naši specialisté mohou pracovat v různém modelu zapojení, od úplné odpovědnosti za výsledek až po pouze funkci poradce specialistů připravované společnosti:

• Přebírají kompletní odpovědnost za výsledek. Řídí proces přípravy a pracovníky, kteří ve společnosti za jednotlivé úseky odpovídají
• Pracovníkům odpovědným v rámci sopečnosti za systémy předkládají řešení, které kmenoví pracovníci řešené společnosti dopracovávají. Naši specialisté potom provádí pouze závěrečnou verifikaci jejich práce.
• Na různé úrovni a s různou intenzitou probíhá konzultační činnost, kterou si svými otázkami a požadavky řídí řešená společnost sama.

Kroky pro přípravu potravinářské firmy na audity třetích stran a kontroly státních dozorových orgánů:

1. Úroveň a aktualizace zavedení standardů a certifikací (HACCP, ISO, IFS, BRC atp.)

Aktualizovat a optimalizovat klíčové potravinářské standardy jako jsou:

• HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) – základní systém pro bezpečnost potravin.
• FSSC 22000 – systém řízení bezpečnosti potravin.
• IFS (International Featured Standards) nebo BRC (British Retail Consortium) – mezinárodně uznávané standardy pro bezpečnost potravin a kvalitu.

Zajistit, aby tyto systémy byly nejen formálně zavedeny, ale také efektivně používány v praxi.

2. Vytvoření interního kontrolního mechanismu

• Provádění pravidelných interních auditů na základě požadovaných norem a standardů, které budou odrážet skutečné fungování firmy, jako stěžejní informaci o realitě nastavených systémů pro vrcholový management.
• Vytvořit plán interních auditů, které se zaměří na všechny důležité procesy a identifikují oblasti pro zlepšení dříve, než dojde k externímu auditu.

3. Vzdělávání a školení zaměstnanců

• Zajistit, aby všichni zaměstnanci byli pravidelně proškolováni o bezpečnosti potravin, hygienických standardech a správné výrobní praxi (GMP) a aby dovedli vědomosti využít na svém pracovišti.
• Školení zaměstnanců by mělo zahrnovat téma HACCP a dalších uplatňovaných standardů, hygieny provozu, osobní hygieny, správné manipulace s potravinami a nouzových postupů.
• Vyškolení personálu také o tom, jak se chovat během auditu, nebo kontroly, aby byli schopni rychle a efektivně reagovat na dotazy auditorů.

4. Dokumentace a sledovatelnost

Udržovat aktuální a kompletní dokumentaci, která prokazuje dodržování bezpečnostních postupů a standardů. Tato dokumentace zahrnuje:

• Záznamy o dodržování kritických kontrolních bodů (CCP) v systému HACCP případně dalších potravinářských norem a legislativních požadavků.
• Evidence o kontrolách teplot, sanitaci zařízení a bezpečnostních procedurách, DDD a další dokumentaci.
• Dokumentace o sledovatelnosti surovin a výrobků, včetně dodavatelských řetězců a skladování (např. FIFO/LIFO).

Příprava plánu pro případ, že by bylo nutné stáhnout výrobky z trhu (recall management), a to včetně příslušné dokumentace a procesů.

5. Příprava výrobního provozu a hygienických standardů

• Pravidelné úklidy a sanitace výrobních prostor, které jsou nezbytné pro splnění hygienických požadavků. Mít jasný plán úklidu a sanitace pro všechny zóny a zařízení.
• Ujistit se, že zařízení je v dobrém technickém stavu a splňuje požadavky na bezpečnost a čistotu.
• Kontrola a údržba systémů kontroly škůdců (např. deratizační plány).
• Zavést a dodržovat jasná pravidla pro osobní hygienu zaměstnanců – pravidelné kontroly nošení ochranných oděvů, správného mytí rukou, absence šperků a dalších pravidel.

6. Simulace auditu – pre-audit

• Simulovat audit jako cvičení, aby všichni zodpovědní zaměstnanci věděli, co mohou očekávat. Předem si vyzkoušet komunikaci s auditory a provést důkladnou revizi provozu a dokumentace.
• Simulace externích auditů od třetích stran (certifikační audity) nebo státních kontrol zajistí, že budou odhaleny případné mezery v přípravě.

7. Nápravná opatření a zlepšování

• Po interních auditech a simulacích zavést nápravná opatření tam, kde jsou odhaleny problémy nebo nesoulad. Plán nápravy musí být jasný a efektivní.
• Zlepšování procesů na základě zkušeností z auditů a hodnocení provozu.

8. Komunikace a transparentnost

• Otevřená komunikace s auditory během auditu je klíčová. Auditoři ocení, když zaměstnanci znají procesy a mohou na jejich dotazy odpovídat otevřeně a věcně.
• Připravíme klíčové osoby, které budou komunikovat s auditory a které mají znalosti o všech procesech.

9. Sledování legislativních změn

• Aktivně sledovat změny v potravinářské legislativě a v předpisech pro bezpečnost potravin. Pokud dojde k nové legislativě nebo standardu, je důležité je okamžitě implementovat do procesů firmy.
• Spolupráce s právníky, konzultanty nebo asociacemi v potravinářském průmyslu může být užitečná pro pravidelné aktualizace právních požadavků.

Výhody pečlivé přípravy:

• Minimalizace rizika pokut a sankcí od státních dozorových orgánů.
• Získání certifikace pro zvýšení důvěryhodnosti na trhu a přístupu k novým zákazníkům.
• Zlepšení interních procesů a efektivity díky pravidelným kontrolám a nápravným opatřením i díky externímu pohledu specialistů nesvázaných s provozem firmy.
• Zajištění kvality a bezpečnosti pro koncové spotřebitele a budování důvěryhodnosti značky.

Příprava na audity je klíčovým prvkem pro dosažení trvalé shody s předpisy, zajištění bezpečnosti potravin a dosažení vysoké úrovně kvality ve všech oblastech provozu.